Дотримання Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003»

Дана тема вже неодноразово ставала предметом оперативного навчання, однак проведений аналіз свідчить, що працівники апарату суду не завжди дотримуються вимог вказаного стандарту, зокрема документи часто не містять основних реквізитів, бланки не відповідають встановленим формам та не витримуються передбачені береги документа, у зв’язку із чим необхідним є повторне вивчення положень Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003»

Склад основних реквізитів документа:   

01 — зображення Державного герба України

06 — назва організації вищого рівня

07 — назва організації

09 — довідкові дані про організацію

11 — дата документа

12— реєстраційний індекс документа

13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

16 — адресат

21 — текст документа

22 — відмітка про наявність додатків

23 — підпис

26 — відбиток печатки

27 — відмітка про засвідчення копії

28—прізвище виконавця і номер його телефону

Зразок поздовжнього бланка листа організації

Чечельницький районний суд Вінницької області

24800, селище Чечельник, вул. Жовтнева, 33, тел. 04351 2-10-74, тел. факс 2-21-36

_________2014   № ______                   

Зразок поздовжнього загального бланка організації

Чечельницький районний суд Вінницької області

_________2014  № ______        

Зразок кутового бланка листа організації

Зразок бланка листа структурного підрозділу організації

Чечельницький районний суд Вінницької області

канцелярія суду

_________2014  № ______        

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без заз­начення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

Приклад:                                                                                     Міністерство юстиції України

                                          вул. Леніна, ___,

                                          смт. Чечельник, 24800

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи вхо­дить до складу назви посади адресата.

Приклад:                                                                                      Голові Державного комітету  

                                                                                                      статистики України

                                                                                                      Грищенку П.І.

 вул. Леніна, ___,

                                           смт. Чечельник, 24800

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата—у давальному.

 Приклад                                                                  Чечельницький районний підрозділ КВІ

                                                                                  Державної пенітенціарної служби

                                                                                  України у Вінницькій області

                                                                                  Інспектору Пастушенко І.В.

                                                                                  вул. Леніна, ___, смт. Чечельник, 24800

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я. по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, об­ласть, поштовий індекс.

Приклад                                                                               Іванченко Петро Семенович

вул. Садова, буд. 7, кв. 24,

м. Вінниця, 21003

Відмітку, про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

Додатки: 1 Довідка про виконання плану за 2013 р. на 5 арк. в 1 прим.

                              2 Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 67 арк.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче підпису.

Приклад                                                                                       Згідно з оригіналом              

                                                                                          Секретар    Підпис    Л.В. Петренко

                                                                                                              26.06.2013

Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службо­вого. телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Приклади                                                                  1 Іваненко 556 07 24

2 Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30— лівий;

10—правий;

20 — верхній та нижній.

Схематичне зображення

Державного герба України

 Схематичне зображення

(Постанова Верховної Ради,  ВР України, від 19.02.1992,  № 2137-XII "Про Державний герб України")

Керівник апарату                                        Сергій Лемець